I. Giới thiệu chung về ngày ký và ngày lập hoá đơn
Trong quá trình thực hiện các giao dịch kinh doanh, ngày ký và ngày lập hoá đơn là hai khái niệm quan trọng và cần được hiểu rõ để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp cho các hoạt động kinh doanh.
- Ngày ký Ngày ký được xác định là ngày mà hai bên đã thống nhất và ký kết hợp đồng. Đây là một trong những bước quan trọng trong quá trình thực hiện giao dịch kinh doanh, đánh dấu sự đồng ý và cam kết của hai bên với nội dung và điều kiện đã thỏa thuận.
- Ngày lập hoá đơn Ngày lập hoá đơn là ngày mà bên bán hàng tạo ra hoá đơn cho bên mua hàng. Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh việc giao dịch đã diễn ra và giúp đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động kinh doanh. Ngày lập hoá đơn cũng là ngày bắt đầu tính các khoản phí, lãi suất và các điều kiện thanh toán khác giữa hai bên.
Tuy nhiên, ngày ký và ngày lập hoá đơn không phải là cùng một ngày và có thể khác nhau tùy thuộc vào thời điểm các bên thực hiện các hoạt động kinh doanh. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng ngày ký và ngày lập hoá đơn sẽ giúp các doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh của mình.
Để biết ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau thì kê khai như thế nào, mời các bạn đọc tình huống sau:
Tình huống: Hóa đơn GTGT có ngày lập là 31/12/2021 nhưng ngày ký điện tử là ngày 5/1/2022. Như vậy ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau thì kê khai như thế nào?
Theo hướng dẫn CB của chi cục thuế: Nếu hoá đơn có ngày ký và ngày lập hoá đơn khác nhau thì bên bán kê khai vào tháng 12/2021, còn bên mua kê khai thuế đầu vào tháng 1/2022 và hóa đơn phải đầy đủ thông tin mới hợp lý, hợp lệ để được khấu trừ đầu vào.
Vậy câu hỏi đặt ra là:
1. Về thuế GTGT
- Bên mua sẽ kê khai thuế GTGT là tháng 12/2021 hay tháng 1/2022?
- Bên bán sẽ kê khai thuế GTGT là tháng 12/2021 hay tháng 1/2022?
2. Về thuế TNDN
- Bên mua sẽ được tính vào chi phí hợp lý năm 2021 hay năm 2022?
- Bên bán sẽ tính doanh thu năm 2021 hay năm 2022?
3. Kế toán hạch toán TH hoá đơn có ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau như thế nào đối với bên mua và bên bán trong năm 2021 và 2022
II. Kê khai thuế GTGT đối với hoá đơn có ngày ký và ngày lập hoá đơn khác nhau
Ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau vẫn là hóa đơn hợp pháp, nhưng bên bán thì dùng ngày lập để khai thuế GTGT đầu ra. Còn bên mua thì dùng ngày ký để kê khai thuế GTGT.
Ví dụ: Hóa đơn lập ngày 30/12/2021 thì bên bán kê khai vào tháng 12/2021 còn bên mua kê khai thuế đầu vào tháng 1/2022 (Vì hóa đơn phải đầy đủ tất cả thông tin ngày lập và ngày ký thì hóa đơn đó mới hợp pháp để được khấu trừ VAT đầu vào).
Căn cứ kê khai thuế GTGT đầu ra: Khoản 9 Điều 10 của NĐ 123 (Đề cập đến vấn đề ngày ký và ngày lập đối với bên bán)
“Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.”
=> Quy định đã chỉ rõ bên bán là lấy ngày lập để kê khai thuế của tháng phát sinh đó (Mặc dù chỗ này không nói gì đến bên bán. Nhưng chúng ta xem điều kiện để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào bên dưới sẽ rõ)
Căn cứ để kê khai thuế GTGT đầu vào là hóa đơn đó phải hợp pháp, bởi vì:
- Thứ nhất: Khoản 1 điều 15 của thông tư 219/2013
Điều 15. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào ….
- Thứ hai: Khoản 7 điều 3 của nghị định 123 về định nghĩa hóa đơn hợp pháp
7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại nghị định này (NĐ 123).
- Thứ 3: Những chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn theo Điều 10 của NĐ 123 quy định về Nội dung của hóa đơn thì ngày ký và ngày lập là những chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn.
III. Kê khai thuế TNDN đối với hoá đơn có ngày ký và ngày lập hoá đơn khác nhau
Đối với bên mua:
Điều 6 của TT78 về thuế TNDN, các khoản chỉ được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế 1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
=> Căn cứ vào thuật ngữ hóa đơn hợp pháp – quy định tại Khoản 7 Điều 3 của NĐ123 thì thuế GTGT và thuế TNDN đi đôi với nhau về định nghĩa hóa đơn hợp pháp => Chi phí năm 2022
Như vậy nếu ngày ngày ký và ngày lập hoá đơn khác nhau thì bên bán ghi nhận doanh thu và giá vốn vào năm 2021.
IV. Hạch toán TH hoá đơn có ngày ký và ngày lập hoá đơn khác nhau
Bên bán: Nếu ngày ký và ngày lập hoá đơn khác nhau thì bên bán sẽ hạch toán ghi nhận doanh thu vào 31/12/2021 và ghi nhận giá vốn
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131, 111, 112
Có TK 511
Có TK 33311
Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 1561; 155
Bên mua: Cũng sẽ ghi nhận hàng hóa, tài sản cố định, v.v. hoặc chi phí vào ngày 31/12/2021. Nhưng phần thuế VAT sẽ không được khấu trừ và chúng ta tạm thời treo thuế VAT không được khấu trừ vào TK 1388 để theo dõi cho công nợ bằng với bên bán.
Nợ TK 152; 1561; 211; Chi phí (641; 642)
Nợ TK 1388 (Thuế GTGT chưa được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331
Nếu mà đã hạch toán chi phí năm 2021 thì kế toán sẽ loại ra khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN năm 2021 và ghi vào B7 trong tờ khai quyết toán thuế TNDN năm 2021. Đồng thời hạch toán Nợ 243 Có 8212 phần chi phí mà thuế không chấp nhận* Thuế suất 20%.
Ví dụ: Đã hạch toán chi phí năm 2021 là 20 triệu thì lấy 20 triệu*20% = 4 triệu sẽ hạch toán
Nợ 243: 4 triệu
Có 8212: 4 triệu
Sang 5/1/2022 thì dựa vào hóa đơn đã hợp pháp (Đầy đủ ngày ký) thì kế toán sẽ kê khai thuế GTGT tháng 1/2022. Lúc này các bạn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Do đó chuyển từ TK 1388 sang TK 133 (Nợ 133 Có 1388).
Khi quyết toán thuế TNDN năm 2022 thì sẽ ghi chi phí mà đã loại năm 2021 vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN năm 2022 và ghi vào chỉ tiêu B11 đúng số tiền đã loại ra năm 2021. Đồng thời hạch toán Nợ 8212 Có 243
Lưu ý: Nếu đây là hàng hóa (TK 156) mà mua về đã bán luôn ngày 31/12/2021 thì sao? Đây là 1 bài toán chưa có lời giải đáp. Vì bên trên là tư duy hóa đơn hợp pháp mới tính là chi phí hợp lý. Do đó, nếu 31/12/2021 mà bên mua đã bán và ghi nhận doanh thu 31/12/2021 mà không chấp nhận giá vốn thì quá phi lý vì doanh thu và giá vốn phải đi đôi với nhau. Vì vậy, vấn đề này cần có công văn trả lời chính thức từ Cơ quan thuế để doanh nghiệp không phải lúng túng vấn đề này khi áp dụng.
IV. Kết luận
Tóm lại:
Ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau thì kê khai như thế nào?
Ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau vẫn là hóa đơn hợp pháp, nhưng bên bán thì dùng ngày lập để khai thuế GTGT đầu ra. Còn bên mua thì dùng ngày ký để kê khai thuế GTGT
Nguồn: Thầy Bùi Tấn Hải
